Oft gefragt

Diese FAQ dienen nur zur Orientierung und können als Checkliste dienen. Sie fassen die wichtigsten Punkte unverbindlich zusammen, aber ersetzen nicht das Lesen der Promotionsordnung. Die hier aufgeführten Fragen und Antworten beziehen sich auf Promotionsverfahren nach der vom 26. Juni 2017 der KIT-Fakultät für Maschinenbau. Auch die genannten Paragraphen beziehen sich auf diese Promotionsordnung.

Gibt es eine Frist, in der man sich anmelden muss?

Wo muss ich mich als Doktorand/in anmelden und in welcher Reihenfolge?

An der KIT-Fakultät für Maschinenbau können Sie diese vier aufeinander aufbauenden Schritte gehen:

• Abschließen einer Promotionsvereinbarung
  (in der Promotionsvereinbarung (§ 11 Abs. 2) werden Sie aufgefordert, die Registrierung beim KHYS vorzunehmen und die Annahme als Doktorand/in bei der Fakultät zu beantragen)
• Registrierung beim KHYS (Karlsruhe House of Young Scientists)
  benötigt Promotionsvereinbarung für die Registrierung (https://docata.khys.kit.edu/ ) benötigen Sie einen ***@kit.edu — oder einen ***@partner.kit.edu Email-Account. Wenn Sie noch keinen solchen Account haben, hilft Ihnen Ihr Hauptbetreuer / Ihre Hauptbetreuerin am KIT, Ihr Institut oder die KIT-Fakultät.
• Antrag auf Annahme als Doktorand/in
  benötigt Promotionsvereinbarung und Registrierung beim KHYS in "DOCATA". Details finden Sie bei der FAQ: Gibt es ein Antragsformular für die Annahme als Doktorand? Wo muss ich den Antrag abgeben?

• Einschreibung als Student/in
  Mit Wirkung vom 16.02.2021 müssen sich neu angenommene Doktorandinnen und Doktoranden grundsätzlich immatrikulieren. Es gibt Ausnahmen für hauptberuflich am KIT beschäftigte Doktorandinnen und Doktoranden, die wählen dürfen ob sie sich immatrikulieren möchten oder geegenüber dem Studierendenservice schriftlich erklären, dass sie sich nicht immatrikuliern möchten.

Wie prüft der Promotionsausschuss meinen Antrag?

Der Promotionsausschuss kommt etwa einmal monatlich zur Sitzung zusammen. Wenn Ihr Antrag rechtzeitig vor der Sitzung vollständig eingegangen ist, wird in der Sitzung über Annahme und ggf. Auflagen zur Annahme entschieden. Den Bescheid erhalten Sie per Post. Prüfen Sie also ob Sie bei der Antragstellung Ihre aktuelle Postadresse angegeben haben.

Welche Vorteile habe ich, wenn ich mich als Doktorand annehmen lasse?

Durch die Annahme als Doktorand/in werden Sie Mitglied des Konvents der Doktorandinnen und Doktoranden der KIT-Fakultät für Maschinenbau. Bei Fragen, Problemen, Ideen und Anregungen können Sie den Doktorandenkonvent kontaktieren und an den Sitzungen teilnehmen. Zur Sitzung wird einmal pro Semester eingeladen.

Die Annahme als Doktorand/in ist Voraussetzung für bestimmte Leistungen und Verwaltungsakte. Sie verleiht Ihnen in vielen Fällen Sicherheit:

• Bei Ausfallen Ihres Hauptbetreuers/Ihrer Hauptbetreuerin wird angenommenen Doktorandinnen und Doktoranden vom Promotionsausschuss nach Möglichkeit ein neuer Betreuer/ eine neue Betreuerin vermittelt.

• Viele Förderprogramme für Doktoranden verlangen einen Nachweis über die Annahme als Doktorandin/Doktorand, z.B. die Angebote vom KHYS.

• Die Annahme als Doktorand/in ist eine der Voraussetzungen, um sich als Student/in einzuschreiben und die Vorteile der Immatrikulation zu genießen.

Was ist der Doktorandenkonvent und wie erhalte ich neueste Informationen zur Promotion?

Gemäß § 38 Absatz 7 Landeshochschulgesetz (LHG) Baden-Württemberg vertritt der Konvent der Doktorandinnen und Doktoranden die Interessen der Doktorandinnen und Doktoranden an der Fakultät für Maschinenbau des Karlsruher Institut für Technologie (KIT). Er berät bei Fragen und kann Empfehlungen an die Organe der Hochschule aussprechen.

Für News rund um die Promotion, melden Sie sich in der Mailingliste des Doktorandenkonvents an: doktorandenkonvent-mach ∂does-not-exist.lists kit edu

Gibt es ein Antragsformular für die Annahme als Doktorand? Wo muss ich den Antrag abgeben?

Der Antrag auf Annahme als Doktorand muss in DOCATA erstellt werden. Das Antragsformular können Sie dort ausdrucken und unterschreiben. Die Antragsunterlagen sind bei der Fakultät für Maschinenbau im Dekanat abzugeben (Geb. 10.91, 1. OG, Dekanat, Promotionssekretariat). Nach ca. 6 Wochen wird die Annahme oder ggf. Ablehnung mitgeteilt.

Checkliste der Dokumente, die zu einem Antrag auf Annahme gehören:

• Antrag auf Annahme als Doktorand aus DOCATA und folgende Anlagen:

• Nachweis des zur Promotion berechtigenden Hochschulabschlusses (beglaubigte Kopie bzw. Original Urkunde und Zeugnis) gemäß § 4 PromO, 

• Darstellung des beruflichen und wissenschaftlichen Werdeganges

• schriftliche Erklärung gemäß Anlage 5a PromO [Anlage 5a]

• Kopie der Promotionsvereinbarung gemäß § 10 PromO [Promotionsvereinbarung]
  • Anlage 1 (Themenvorschlag/Exposé, Zeit-/Arbeitsplan)
  • Anlage 2 (Qualifizierungsmaßnahmen gem. §7 der Promotionsvereinbarung)
• Promotionsurkunde, sofern dem Doktoranden/der Doktorandin bereits ein Doktorgrad verliehen wurde.

Welche Anforderungen gibt es an die Dissertationsschrift (§12)?

Checkliste:

• Selbstständige, wissenschaftliche Arbeit aus den Arbeitsbereichen der KIT-Fakultät für Maschinenbau (Darstellung der Ergebnisse und Erkenntnisfortschritt in inhaltlich zusammenhängender Weise)

• Titelblatt gestaltet gemäß Anlage 1a der Promotionsordnung [Anlage 1a]

• Sprache: „Die Dissertation soll in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein. In begründeten Fällen kann der Promotionsausschuss auf schriftlichen Antrag des Doktoranden/der Doktorandin die Abfassung der Dissertation in französischer Sprache genehmigen. Bei Abfassung in einer Fremdsprache ist eine Zusammenfassung in deutscher Sprache voranzustellen.“

• Einhalten der „Regeln zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis am Karlsruher Institut für Technologie (KIT)“ 

• Nur bei kumulativer Dissertation: Weitere Anforderungen zur Erstellung der Dissertation siehe §12 Absatz 3 – 5 Die Dissertation muss in fest gebundener Form (keine lösbare Ringbindung, Hefter, etc.) abgegeben werden.

Meine Doktorandenzeit läuft aus. Was kann ich tun?

Verlängern der Annahme als Doktorand/in (§11 Absatz 6)
Wenn der 5-Jahres-Zeitraum Ihrer Annahme als Doktorand/in für die Fertigstellung der Dissertation nicht ausreicht, können Sie rechtzeitig vor Ablauf der Frist einen begründeten Antrag auf Verlängerung in DOCATA stellen.

Sie erhalten vor Ablauf Ihrer Doktorandenzeit eine Erinnerung über DOCATA (6, 4 und 2 Monate vor Ende).

Die Verlängerung der Annahme als Doktorand/in durch den Promotionsausschuss erfolgt um ein Jahr aufs Semesterende.
Verlängerungsanträge können wiederholt gestellt werden.

Ich habe meine Dissertationsschrift fertiggestellt und möchte die Prüfung anmelden. Wie geht das?

Wann muss ich meinen Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren (Promotionsgesuch, § 13) einreichen?

Wie lange ein Promotionsverfahren tatsächlich dauert, hängt von vielen Faktoren ab. Die Empfehlung des Promotionsausschusses ist, mindestens acht Wochen vor dem gewünschten Prüfungstermin das Promotionsgesuch zu stellen.
Zur ordentlichen Bearbeitung Ihres Antrags brauchen der Prüfungsausschuss und Ihre Referenten je etwas Zeit; es sind Postlaufzeiten zu berücksichtigen und schließlich müssen wir uns an die Auslagefrist halten.
Wenn Ihr Promotionsverfahren eröffnet wird, werden Ihre Referenten bestellt, die laut Promotionsordnung bis zu drei Monate Zeit haben, ihr Gutachten abzugeben (§ 16 (1)). Tatsächlich festgelegt wird der Prüfungstermin, sobald die Gutachten zu Ihrer Arbeit vorliegen und die Dissertation von der Fakultät angenommen wurde.
Wenn Sie zwischen Antragstellung und gewünschtem Prüfungstermin eine kürzere Zeitspanne als acht Wochen einplanen, ist erfahrungsgemäß die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Fristen nicht eingehalten werden können und der gewünschte Prüfungstermin nicht stattfinden kann. Planen Sie für unvorhergesehene Störungen großzügig Zeit ein, so ersparen Sie sich viel Aufregung am Ende Ihres Promotionsprojekts.

Wie läuft die mündliche Prüfung im Dekanatssaal ab?

Für die mündliche Prüfung im Dekanatssaal bringen Sie Ihren Vortrag als z. B. .ppt-Datei mit (z.B. auf einem USB-Stick). Alle weiteren Geräte sind vor Ort vorhanden und wir richten Ihnen die Technik vor Ort ein. Es ist nicht vorgesehen, dass Sie den eigenen Laptop mitbringen. Sprechen Sie uns an und vereinbaren Sie einen Termin wenn Sie Ihre Präsentation vor dem Prüfungstermin auf dem Rechner im Saal einmal ausprobieren möchten. Am Tag Ihrer Prüfung können Sie 30 Minuten vor Ihrem Prüfungstermin zum Aufbau ins Dekanat kommen.
Folgende Ausstattung ist vorhanden:

• für Ihre Präsentation Microsoft Office 2019 / Adobe Acrobat Reader
• für die Projektion im Raum Barco ClickShare
• für Streaming / remote Teilnahme (wenn genehmigt) Microsoft Teams
• Raumtechnik zur Video- und Tonübertragung (Kameras im Raum; Schwanenhals-Mikrofone an den Tischen, Headset für Vortragende:n)
• Presenter, Maus und Tastatur zur Navigation
• mehrere Bildschirme für Referentenansicht und Ansicht MS-Teams

Stand Februar 2023: An der mündlichen Prüfung nehmen der Prüfling und der Promotionsprüfungsausschuss in Präsenz teil. Ausnahmen müssen beim Promotionsausschuss rechtzeitig beantragt werden. Verwenden Sie dazu bitte dieses Formular)
Weitere Personen dürfen während des öffentlichen Vortrags im Raum oder online per MS Teams an der Sitzung teilnehmen. Doktoranden stimmen der Verarbeitung ihrer Daten via MS Teams mit diesem Formular zu.

Die mündliche Prüfung findet als Kolloquium statt und beginnt mit einem 30-minütigen öffentlichen Vortrag des/der Doktoranden/in. Die anschließende ca. 50-minütige Disputation ist nicht-öffentlich. Teilnahmeberechtigt und eingeladen sind das Präsidium des KIT, der Bereichsleiter, die KIT-Dekane der anderen Fakultäten und die Promotionsberechtigten der KIT-Fakultät für Maschinenbau. Andere Mitglieder der Fakultät, die mindestens einen wissenschafltichen Abschluss haben dürfen mit Zustimmung von Prüfling und Vorsitz des Promotionsprüfungsausschusses an der Disputation, nicht aber an der Schlusssitzung des Promotionsprüfungsausschusses teilnehmen. Die zusätzlichen Teilnehmenden bei der Disputation werden gebeten, sich vorher beim Vorsitz des Promotionsprüfungsausschusses anzumelden.
Nach der Schlusssitzung wird dem Prüfling von dem Promotionsprüfungsausschuss das Ergebnis des Kolloquiums und der Promotion mitgeteilt.
Kann eine/r Ihrer Prüfer/innen nicht persönlich an der Prüfung teilnehmen und möchte via MS Teams an der Prüfung teilnehmen, ist rechtzeitig vor der Prüfung ein Antrag auf online-Teilnahme beim Promotionsausschuss zu stellen.

Ich möchte während meines Promotionsvorhabens die Fakultät/die Uni wechseln.
Kann ich mein Promotionsvorhaben woanders abschließen, wenn ich am KIT als Doktorand angenommen bin?

Der Antrag auf und die Annahme als Doktorand/in stellen noch kein Promotionsgesuch oder Promotionsverfahren gemäß §13 dar. Sie sind daher nicht exklusiv an die KIT-Fakultät für Maschinenbau gebunden.
Bitte melden Sie sich aber bei uns ab, wenn Sie Ihr Promotionsvorhaben an der KIT-Fakultät für Maschinenbau nicht weiterverfolgen.
Sollten Sie schon ein Promotionsgesuch gestellt haben, findet §11(4) Anwendung:
§11 (4)
„Solange das Promotionsverfahren nicht durch eine ablehnende Entscheidung über die Dissertation beendet ist oder die mündliche Prüfung begonnen hat, kann der/die Doktorand/-in das Promotionsgesuch zurückziehen. In diesem Fall gilt das Promotionsgesuch als nicht gestellt.“

Wer hilft bei Problemen?