Auf dieser Seite finden Doktorand*innen die wichtigsten Abläufe eines Promotionsverfahrens. Sollten Sie im FAQ-Bereich keine Antworten auf Ihre Fragen finden, wenden Sie sich gern an das Promotionssekretariat. Detaillierte Informationen zu Promotionsverfahren am KIT Maschinenbau finden Sie in der Promotionsordnung Maschinenbau (2017).

Promovierende, die gemäß der neuesten Promotionsordnung promovieren können die Zulassung zum Promotionsverfahren (Promotionsgesuch) an ihrer KIT-Fakultät im Webportal Docata beantragen. Eine Reihe von fakultätsspezifischen Dokumentenvorlagen unterstützt die Dekanate der KIT-Fakultäten darüber hinaus bei der administrativen Umsetzung.

Promovierende, die gemäß der aktuellsten Promotionsordnung promovieren, stellen das Promotionsgesuch wie folgt:

• In Docata einloggen
• Informationen im elektronischen Antragsformular eintragen
• Die elektronische Fassung der Dissertation sowie weitere Antragsdokumente gemäß der Promotionsordnung hochladen
• Nach Prüfung und Freigabe durch das Dekanat Antrag auf Zulassung herunterladen, unterschreiben und mit den gemäß der Promotionsordnung erforderlichen Dokumenten im Dekanat einreichen.

Für Informationen zur Beantragung steht den Promovierenden ein fakultätsspezifisches Merkblatt in Docata zur Verfügung.

Diejenigen Promovierenden, die einen Wechsel der Promotionsordnung vor dem Promotionsgesuch beabsichtigen, können auch diesen mit wenigen Klicks über Docata bei ihrer KIT-Fakultät beantragen.

Alle anderen Promovierenden nehmen, sofern die Registrierung zu Beginn der Promotion nicht mit Docata durchgeführt wurde und sofern noch nicht an der Nacherfassung teilgenommen wurde, an der Nacherfassung in Docata teil und reichen das Promotionsgesuch danach wie bisher bei der KIT-Fakultät ein.

Wir bitten Sie, uns vorzugsweise per Mail oder Telefon zu kontaktieren. Ist eine persönliche Vorsprache gewünscht oder erforderlich, vereinbaren Sie bitte zuvor einen Termin in der Sprechstunde des Promotionssekretariats.

Anträge können jederzeit zu den Öffnungszeiten eingereicht oder im Briefkasten eingeworfen werden.

• Öffnungszeiten
• Promotionssekretariat: promotionen∂mach.kit.edu
• Sprechstunde des Promotionssekretariats (Dienstag und Donnerstag 09:00-12:00 Uhr)
• Kontakt: Vivien Gerlach-Farrell
• Promotionsausschuss: Mitglieder des Promotionsausschusses

Weitere Informationen

Archiv

Annahmevoraussetzungen

Vorbereitung des Antrags

Antrag auf Annahme als Doktorand/in

Verlängerung

Wenn die Doktorarbeit verfasst wurde, kann (z. B. in Abstimmung mit dem Betreuer) der Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren eingereicht werden.

ab sofort können alle Promovierenden, die gemäß der neuesten Promotionsordnung promovieren, die Zulassung zum Promotionsverfahren (Promotionsgesuch) an ihrer KIT-Fakultät im Webportal Docata beantragen.

Promovierende, die gemäß der aktuellsten Promotionsordnung promovieren, stellen das Promotionsgesuch nun wie folgt:

• In Docata einloggen
• Informationen im elektronischen Antragsformular eintragen
• Die elektronische Fassung der Dissertation sowie weitere Antragsdokumente gemäß der Promotionsordnung hochladen
• Nach Prüfung und Freigabe durch das Dekanat Antrag auf Zulassung herunterladen, unterschreiben und mit den gemäß der Promotionsordnung erforderlichen Dokumenten im Dekanat einreichen.

Für Informationen zur Beantragung steht den Promovierenden ein fakultätsspezifisches Merkblatt in Docata zur Verfügung.

Diejenigen Promovierenden, die einen Wechsel der Promotionsordnung vor dem Promotionsgesuch beabsichtigen, können auch diesen mit wenigen Klicks über Docata bei ihrer KIT-Fakultät beantragen.

Alle anderen Promovierenden nehmen, sofern die Registrierung zu Beginn der Promotion nicht mit Docata erfolgt ist oder noch nicht an der Nacherfassung teilgenommen wurde, an der Nacherfassung in Docata teil und reichen das Promotionsgesuch danach wie bisher bei der KIT-Fakultät ein.

Bei Fragen rund um das Promotionsgesuch oder den Wechsel der Promotionsordnung stehen wir Ihnen weiterhin gerne zur Verfügung.

Bitte reichen Sie Ihre Unterlagen mindestens acht Wochen vor dem gewünschten mündlichen Prüfungstermin ein. Der Antrag ist nach Freigabe in Docata schriftlich im Dekanat abzugeben (persönlich / postalisch / durch Bote) (Geb. 10.91, 1. OG, Dekanat, Sekretariat).

Checkliste

• Zulassungsgesuch, im Original unterschrieben (wird in Docata erstellt)

• Nachweise über die Voraussetzungen für die Zulassung zur Promotion gemäß § 4, z.B. Annahmeschreiben als Doktorand/in

• Wenn Auflagen/Ergänzungsleistungen festgelegt wurden: Nachweise über das Erbringen der Auflagen/Ergänzungsleistungen

• Darstellung des beruflichen und wissenschaftlichen Werdeganges des Kandidaten/der Kandidatin (§ 11 Absatz 2 Ziffer 2)

• Promotionsurkunde, sofern bereits ein Doktorgrad vorliegt (§ 11 Absatz 2 Ziffer 7)

• Dissertation in dreifacher Ausfertigung und in gebundener Form (keine lösbare Ringbindung, Hefter, etc.) außerdem, falls mehr als zwei Referenten beteiligt sind, ein zusätzliches Exemplar für jede/n weitere/n Referentin/en

• sowie eine elektronische Fassung der Dissertation (vorzugsweise PDF)

• Eidesstattliche Versicherung: Anlage 3 der Promotionsordnung (im Original unterschrieben) [Anlage 3]

• Belehrung über die strafrechtlichen Folgen der eidesstattlichen Versicherung: Anlage 4 der Promotionsordnung (im Original unterschrieben) [Anlage 4]

• Erklärung, dass die „Regeln zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis am Karlsruher Institut für Technologie (KIT)“ beachtet wurden: Anlage 5b der Promotionsordnung (im Original unterschrieben) [Anlage 5b]

• Vorschläge für die Referenten/Referentinnen (s. § 15 Absatz 3) z. B. in Abstimmung mit dem Betreuer / der Betreuerin
  Für Referenten, die nicht dem KIT angehören: außerdem Kontaktadresse der Referenten (postalisch und E-Mail Adresse) sowie Lehrgebiet angeben

Die Dissertation

• Selbstständige, wissenschaftliche Arbeit aus den Arbeitsbereichen der Fakultät für Maschinenbau (Darstellung der Ergebnisse und Erkenntnisfortschritt in inhaltlich zusammenhängender Weise)

• Titelblatt gestaltet gemäß Anlage 1a der Promotionsordnung [Anlage 1a]

• Sprache: „Die Dissertation soll in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein. In begründeten Fällen kann der Promotionsausschuss auf schriftlichen Antrag des Doktoranden/der Doktorandin die Abfassung der Dissertation in französischer Sprache genehmigen. Bei Abfassung in einer Fremdsprache ist eine Zusammenfassung in deutscher Sprache voranzustellen.“

• Einhalten der „Regeln zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis am Karlsruher Institut für Technologie (KIT)“ - https://www.kit.edu/forschen/gute-wissenschaftliche-praxis.php

• Nur bei kumulativer Dissertation: Weitere Anforderungen zur Erstellung der Dissertation siehe §12 Absatz 3 – 5

Die Dissertation muss in fest gebundener Form (keine lösbare Ringbindung, Hefter, etc.) abgegeben werden. Das Format (A4, A5 oder anderes) ist frei wählbar.

Enthalten muss sein:

• ein Inhaltsverzeichnis

• ein Abstract bzw. eine Kurzfassung

• ein Literaturverzeichnis

• eine vollständige Liste der eigenen (wissenschaftlichen) Publikationen (PromO 2017)

• ein beruflicher/wissenschaftlicher Werdegang (PromO 2007)

Über alle Bereiche ist immer auch Ihr/e Betreuer/in Ansprechperson.

Annahme und Promotionsverfahren

• Promotionssekretariat: promotionen∂mach.kit.edu
  Sprechstunde des Promotionssekretariats (Dienstag und Donnerstag 09:00-12:00 Uhr)
• Promotionsausschuss: Mitglieder des Promotionsausschusses

Registrierung in Docata
Karlsruhe House of Young Scientists (KHYS) https://www.khys.kit.edu/index.php

Auflagen - Anmeldung und Beratung
Informationen und Serviceleistungen für Studierende (InSL) https://www.mach.kit.edu/insl.php

Weitere Ansprechpersonen
Ombudspersonen für Doktorandinnen und Doktoranden sowie Betreuerinnen und Betreuer am KIT https://www.khys.kit.edu/ombudspersonen.php
Anlaufstellen und Beratung in Konfliktfällen https://www.khys.kit.edu/Anlaufstellen.php
Doktorandenkonvent https://www.mach.kit.edu/1755.php

FAQ Promotion

Diese FAQ dienen nur zur Orientierung und können als Checkliste dienen. Sie fassen die wichtigsten Punkte unverbindlich zusammen, aber ersetzen nicht das Lesen der Promotionsordnung. Die hier aufgeführten Fragen und Antworten beziehen sich auf Promotionsverfahren nach der vom 26. Juni 2017 der KIT-Fakultät für Maschinenbau. Auch die genannten Paragraphen beziehen sich auf diese Promotionsordnung.

01 Gibt es eine Frist, in der man sich anmelden muss?

02 Wo muss ich mich als Doktorand/in anmelden und in welcher Reihenfolge?

An der KIT-Fakultät für Maschinenbau können Sie diese vier aufeinander aufbauenden Schritte gehen:

• Abschließen einer Promotionsvereinbarung
  (in der Promotionsvereinbarung (§ 11 Abs. 2) werden Sie aufgefordert, die Registrierung beim KHYS vorzunehmen und die Annahme als Doktorand/in bei der Fakultät zu beantragen)
• Registrierung beim KHYS (Karlsruhe House of Young Scientists)
  benötigt Promotionsvereinbarung für die Registrierung (https://docata.khys.kit.edu/ ) benötigen Sie einen ***@kit.edu — oder einen ***@partner.kit.edu Email-Account. Wenn Sie noch keinen solchen Account haben, hilft Ihnen Ihr Hauptbetreuer / Ihre Hauptbetreuerin am KIT, Ihr Institut oder die KIT-Fakultät.
• Antrag auf Annahme als Doktorand/in
  benötigt Promotionsvereinbarung und Registrierung beim KHYS in "DOCATA". Details finden Sie bei der FAQ: Gibt es ein Antragsformular für die Annahme als Doktorand? Wo muss ich den Antrag abgeben?

• Einschreibung als Student/in
  Mit Wirkung vom 16.02.2021 müssen sich neu angenommene Doktorandinnen und Doktoranden grundsätzlich immatrikulieren. Es gibt Ausnahmen für hauptberuflich am KIT beschäftigte Doktorandinnen und Doktoranden, die wählen dürfen ob sie sich immatrikulieren möchten oder geegenüber dem Studierendenservice schriftlich erklären, dass sie sich nicht immatrikuliern möchten.

03 Wie prüft der Promotionsausschuss meinen Antrag?

Der Promotionsausschuss kommt etwa einmal monatlich zur Sitzung zusammen. Wenn Ihr Antrag rechtzeitig vor der Sitzung vollständig eingegangen ist, wird in der Sitzung über Annahme und ggf. Auflagen zur Annahme entschieden. Den Bescheid erhalten Sie per Post. Prüfen Sie also ob Sie bei der Antragstellung Ihre aktuelle Postadresse angegeben haben.

05 Welche Vorteile habe ich, wenn ich mich als Doktorand annehmen lasse?

Durch die Annahme als Doktorand/in werden Sie Mitglied des Konvents der Doktorandinnen und Doktoranden der KIT-Fakultät für Maschinenbau. Bei Fragen, Problemen, Ideen und Anregungen können Sie den Doktorandenkonvent kontaktieren und an den Sitzungen teilnehmen. Zur Sitzung wird einmal pro Semester eingeladen.

Die Annahme als Doktorand/in ist Voraussetzung für bestimmte Leistungen und Verwaltungsakte. Sie verleiht Ihnen in vielen Fällen Sicherheit:

• Bei Ausfallen Ihres Hauptbetreuers/Ihrer Hauptbetreuerin wird angenommenen Doktorandinnen und Doktoranden vom Promotionsausschuss nach Möglichkeit ein neuer Betreuer/ eine neue Betreuerin vermittelt.

• Viele Förderprogramme für Doktoranden verlangen einen Nachweis über die Annahme als Doktorandin/Doktorand, z.B. die Angebote vom KHYS.

• Die Annahme als Doktorand/in ist eine der Voraussetzungen, um sich als Student/in einzuschreiben und die Vorteile der Immatrikulation zu genießen.

06 Was ist der Doktorandenkonvent und wie erhalte ich neueste Informationen zur Promotion?

Gemäß § 38 Absatz 7 Landeshochschulgesetz (LHG) Baden-Württemberg vertritt der Konvent der Doktorandinnen und Doktoranden die Interessen der Doktorandinnen und Doktoranden an der Fakultät für Maschinenbau des Karlsruher Institut für Technologie (KIT). Er berät bei Fragen und kann Empfehlungen an die Organe der Hochschule aussprechen.

Für News rund um die Promotion, melden Sie sich in der Mailingliste des Doktorandenkonvents an: doktorandenkonvent-mach ∂does-not-exist.lists kit edu

07 Gibt es ein Antragsformular für die Annahme als Doktorand? Wo muss ich den Antrag abgeben?

Der Antrag auf Annahme als Doktorand muss in DOCATA erstellt werden. Das Antragsformular können Sie dort ausdrucken und unterschreiben. Die Antragsunterlagen sind bei der Fakultät für Maschinenbau im Dekanat abzugeben (Geb. 10.91, 1. OG, Dekanat, Promotionssekretariat). Nach ca. 6 Wochen wird die Annahme oder ggf. Ablehnung mitgeteilt.

Checkliste der Dokumente, die zu einem Antrag auf Annahme gehören:

• Antrag auf Annahme als Doktorand aus DOCATA und folgende Anlagen:

• Nachweis des zur Promotion berechtigenden Hochschulabschlusses (beglaubigte Kopie bzw. Original Urkunde und Zeugnis) gemäß § 4 PromO, 

• Darstellung des beruflichen und wissenschaftlichen Werdeganges

• schriftliche Erklärung gemäß Anlage 5a PromO [Anlage 5a]

• Kopie der Promotionsvereinbarung gemäß § 10 PromO [Promotionsvereinbarung]
  • Anlage 1 (Themenvorschlag/Exposé, Zeit-/Arbeitsplan)
  • Anlage 2 (Qualifizierungsmaßnahmen gem. §7 der Promotionsvereinbarung)
• Promotionsurkunde, sofern dem Doktoranden/der Doktorandin bereits ein Doktorgrad verliehen wurde.

08 Welche Anforderungen gibt es an die Dissertationsschrift (§12)?

Checkliste:

• Selbstständige, wissenschaftliche Arbeit aus den Arbeitsbereichen der KIT-Fakultät für Maschinenbau (Darstellung der Ergebnisse und Erkenntnisfortschritt in inhaltlich zusammenhängender Weise)

• Titelblatt gestaltet gemäß Anlage 1a der Promotionsordnung [Anlage 1a]

• Sprache: „Die Dissertation soll in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein. In begründeten Fällen kann der Promotionsausschuss auf schriftlichen Antrag des Doktoranden/der Doktorandin die Abfassung der Dissertation in französischer Sprache genehmigen. Bei Abfassung in einer Fremdsprache ist eine Zusammenfassung in deutscher Sprache voranzustellen.“

• Einhalten der „Regeln zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis am Karlsruher Institut für Technologie (KIT)“ 

• Nur bei kumulativer Dissertation: Weitere Anforderungen zur Erstellung der Dissertation siehe §12 Absatz 3 – 5 Die Dissertation muss in fest gebundener Form (keine lösbare Ringbindung, Hefter, etc.) abgegeben werden.

09 Meine Doktorandenzeit läuft aus. Was kann ich tun?

Verlängern der Annahme als Doktorand/in (§11 Absatz 6)
Wenn der 5-Jahres-Zeitraum Ihrer Annahme als Doktorand/in für die Fertigstellung der Dissertation nicht ausreicht, können Sie rechtzeitig vor Ablauf der Frist einen begründeten Antrag auf Verlängerung in DOCATA stellen.

Sie erhalten vor Ablauf Ihrer Doktorandenzeit eine Erinnerung über DOCATA (6, 4 und 2 Monate vor Ende).

Die Verlängerung der Annahme als Doktorand/in durch den Promotionsausschuss erfolgt um ein Jahr aufs Semesterende.
Verlängerungsanträge können wiederholt gestellt werden.

10 Ich habe meine Dissertationsschrift fertiggestellt und möchte die Prüfung anmelden. Wie geht das?

11 Wann muss ich meinen Antrag auf Zulassung zum Promotionsverfahren (Promotionsgesuch, § 13) einreichen?

Wie lange ein Promotionsverfahren tatsächlich dauert, hängt von vielen Faktoren ab. Die Empfehlung des Promotionsausschusses ist, mindestens acht Wochen vor dem gewünschten Prüfungstermin das Promotionsgesuch zu stellen.
Zur ordentlichen Bearbeitung Ihres Antrags brauchen der Prüfungsausschuss und Ihre Referenten je etwas Zeit; es sind Postlaufzeiten zu berücksichtigen und schließlich müssen wir uns an die Auslagefrist halten.
Wenn Ihr Promotionsverfahren eröffnet wird, werden Ihre Referenten bestellt, die laut Promotionsordnung bis zu drei Monate Zeit haben, ihr Gutachten abzugeben (§ 16 (1)). Tatsächlich festgelegt wird der Prüfungstermin, sobald die Gutachten zu Ihrer Arbeit vorliegen und die Dissertation von der Fakultät angenommen wurde.
Wenn Sie zwischen Antragstellung und gewünschtem Prüfungstermin eine kürzere Zeitspanne als acht Wochen einplanen, ist erfahrungsgemäß die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Fristen nicht eingehalten werden können und der gewünschte Prüfungstermin nicht stattfinden kann. Planen Sie für unvorhergesehene Störungen großzügig Zeit ein, so ersparen Sie sich viel Aufregung am Ende Ihres Promotionsprojekts.

12 Wie läuft die mündliche Prüfung im Dekanatssaal ab?

Für die mündliche Prüfung im Dekanatssaal bringen Sie Ihren Vortrag als z. B. .ppt-Datei mit (z.B. auf einem USB-Stick). Alle weiteren Geräte sind vor Ort vorhanden und wir richten Ihnen die Technik vor Ort ein. Es ist nicht vorgesehen, dass Sie den eigenen Laptop mitbringen. Sprechen Sie uns an und vereinbaren Sie einen Termin wenn Sie Ihre Präsentation vor dem Prüfungstermin auf dem Rechner im Saal einmal ausprobieren möchten. Am Tag Ihrer Prüfung können Sie 30 Minuten vor Ihrem Prüfungstermin zum Aufbau ins Dekanat kommen.
Folgende Ausstattung ist vorhanden:

• für Ihre Präsentation Microsoft Office 2019 / Adobe Acrobat Reader
• für die Projektion im Raum Barco ClickShare
• für Streaming / remote Teilnahme (wenn genehmigt) Microsoft Teams
• Raumtechnik zur Video- und Tonübertragung (Kameras im Raum; Schwanenhals-Mikrofone an den Tischen, Headset für Vortragende:n)
• Presenter, Maus und Tastatur zur Navigation
• mehrere Bildschirme für Referentenansicht und Ansicht MS-Teams

Stand Februar 2023: An der mündlichen Prüfung nehmen der Prüfling und der Promotionsprüfungsausschuss in Präsenz teil. Ausnahmen müssen beim Promotionsausschuss rechtzeitig beantragt werden. Verwenden Sie dazu bitte dieses Formular)
Weitere Personen dürfen während des öffentlichen Vortrags im Raum oder online per MS Teams an der Sitzung teilnehmen. Doktoranden stimmen der Verarbeitung ihrer Daten via MS Teams mit diesem Formular zu.

Die mündliche Prüfung findet als Kolloquium statt und beginnt mit einem 30-minütigen öffentlichen Vortrag des/der Doktoranden/in. Die anschließende ca. 50-minütige Disputation ist nicht-öffentlich. Teilnahmeberechtigt und eingeladen sind das Präsidium des KIT, der Bereichsleiter, die KIT-Dekane der anderen Fakultäten und die Promotionsberechtigten der KIT-Fakultät für Maschinenbau. Andere Mitglieder der Fakultät, die mindestens einen wissenschafltichen Abschluss haben dürfen mit Zustimmung von Prüfling und Vorsitz des Promotionsprüfungsausschusses an der Disputation, nicht aber an der Schlusssitzung des Promotionsprüfungsausschusses teilnehmen. Die zusätzlichen Teilnehmenden bei der Disputation werden gebeten, sich vorher beim Vorsitz des Promotionsprüfungsausschusses anzumelden.
Nach der Schlusssitzung wird dem Prüfling von dem Promotionsprüfungsausschuss das Ergebnis des Kolloquiums und der Promotion mitgeteilt.
Kann eine/r Ihrer Prüfer/innen nicht persönlich an der Prüfung teilnehmen und möchte via MS Teams an der Prüfung teilnehmen, ist rechtzeitig vor der Prüfung ein Antrag auf online-Teilnahme beim Promotionsausschuss zu stellen.

13 Ich möchte während meines Promotionsvorhabens die Fakultät/dieUni wechseln.
   Kann ich mein Promotionsvorhaben woanders abschließen, wenn ich am KIT als Doktorand angenommen bin?

Der Antrag auf und die Annahme als Doktorand/in stellen noch kein Promotionsgesuch oder Promotionsverfahren gemäß §13 dar. Sie sind daher nicht exklusiv an die KIT-Fakultät für Maschinenbau gebunden.
Bitte melden Sie sich aber bei uns ab, wenn Sie Ihr Promotionsvorhaben an der KIT-Fakultät für Maschinenbau nicht weiterverfolgen.
Sollten Sie schon ein Promotionsgesuch gestellt haben, findet §11(4) Anwendung:
§11 (4)
„Solange das Promotionsverfahren nicht durch eine ablehnende Entscheidung über die Dissertation beendet ist oder die mündliche Prüfung begonnen hat, kann der/die Doktorand/-in das Promotionsgesuch zurückziehen. In diesem Fall gilt das Promotionsgesuch als nicht gestellt.“

14 Wer hilft bei Problemen?